Politique de confidentialité & cookies

Dernière mise à jour : 01/12/2025

La présente politique explique comment Poulpos collecte, utilise et protège vos données personnelles, ainsi que la manière dont les cookies sont utilisés sur le site poulpos.com, conformément au Règlement (UE) 2016/679 dit RGPD, à la loi Informatique et Libertés modifiée et à la législation applicable en Polynésie française.

1. Responsable de traitement

Le responsable de traitement est :
POULPOS
Activité exercée sous patente en Polynésie française
Adresse : Toparaa mahana, 28, Mahinarama, Mahina 98709, Polynésie française
Email de contact : hello@poulpos.com

2. Données collectées

2.1. Données de compte

Lors de la création et de la gestion d’un compte, nous collectons notamment :

• nom et prénom ou nom complet ;
• adresse email professionnelle ;
• mot de passe (stocké sous forme hashée) ;
• informations liées à l’organisation/entreprise le cas échéant.

2.2. Données de commande et de facturation

Lors de l’achat de nos offres, nous collectons notamment :

• plan choisi (Audit Express, One, Duo, Quattro, etc.) ;
• nombre de tickets crédités ou consommés ;
• montant payé, devise, date de paiement ;
• références techniques liées à la session de paiement (identifiant de session Stripe, liens éventuels vers facture ou reçu).

Les données de carte bancaire sont traitées exclusivement par notre prestataire de paiement Stripe et ne sont jamais détenues ni stockées par Poulpos.

2.3. Données de brief d’audit

Pour réaliser l’audit, nous collectons les informations fournies via le formulaire en ligne, par exemple :

• nom de la marque à auditer et éventuelle URL de site ;
• secteur géographique et secteur d’activité ;
• concurrents cités, positionnement, proposition de valeur ;
• objectifs, contraintes, préférences éventuelles de tonalité ou de focus stratégique.

2.4. Données techniques

Nous pouvons enregistrer des données techniques minimales relatives à l’utilisation du Service, par exemple :

• horodatages de connexion et d’actions ;
• identifiant de compte ;
• journaux d’erreurs et logs applicatifs ;
• informations liées aux appels API vers nos prestataires (outils d’IA, hébergeur, etc.).

3. Finalités et bases légales

Les données sont traitées pour les finalités suivantes :

• Gestion des comptes (création, authentification, administration de l’espace client, suivi des tickets) — base : exécution du contrat.
• Gestion des commandes, paiements et facturation — base : exécution du contrat et obligations légales (comptabilité, fiscalité).
• Réalisation des audits GEO Score™ et envoi des rapports — base : exécution du contrat.
• Support client (assistance, gestion des demandes) — base : intérêt légitime.
• Amélioration du Service, statistiques et pilotage produit à partir de données agrégées ou pseudonymisées — base : intérêt légitime.
• Communication commerciale (newsletter, emails ponctuels) — base : consentement lorsque requis (opt-in dédié, possibilité de se désinscrire à tout moment).

4. Destinataires et sous-traitants

Vos données peuvent être transmises uniquement :

• aux équipes internes de Poulpos, strictement habilitées ;
• à nos prestataires techniques (hébergement, emailing, outils d’IA, CRM, automatisation) dans la limite nécessaire à leurs missions ;
• à notre prestataire de paiement Stripe pour la gestion des paiements et éventuels remboursements ;
• le cas échéant, à nos conseils externes (avocats, experts-comptables) en cas de litige ou de contrôle.

Nous ne revendons pas vos données personnelles à des tiers.

5. Transferts de données hors Union européenne

Certains de nos prestataires (notamment Stripe, certains fournisseurs d’IA ou services cloud) peuvent être situés en dehors de l’Union européenne ou traiter des données depuis des pays tiers.

Dans ce cas, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient mises en place, par exemple via :

• l’adhésion à des mécanismes de certification reconnus ;
• la signature de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ;
• des mesures complémentaires de sécurité et de minimisation des données.

Vous pouvez obtenir davantage d’informations sur ces garanties en nous écrivant à hello@poulpos.com.

6. Durées de conservation

Nous conservons vos données personnelles pendant des durées limitées, nécessaires aux finalités poursuivies, notamment :

• Données de compte : pendant la durée d’utilisation du Service, puis jusqu’à 3 ans après la dernière activité ou la fermeture du compte, sauf obligation légale plus longue.
• Données de commande et de facturation : pendant la durée imposée par la réglementation applicable (notamment en matière comptable et fiscale).
• Données de brief d’audit : pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’audit et au suivi de la relation client, puis archivage ou anonymisation possible à des fins statistiques.
• Données techniques et logs : généralement quelques mois, pour la sécurité et la maintenance du Service.

7. Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• droit d’accès ;
• droit de rectification ;
• droit d’effacement (droit à l’oubli) dans les conditions prévues par les textes ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition au traitement, notamment en matière de prospection ;
• droit à la portabilité des données (pour les traitements fondés sur le consentement ou l’exécution du contrat) ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement est fondé sur celui-ci.

Vous pouvez exercer ces droits en écrivant à : hello@poulpos.com. Nous pourrons vous demander un justificatif d’identité en cas de doute raisonnable.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente (par exemple la CNIL en France : cnil.fr).

8. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données contre la perte, l’accès non autorisé ou la divulgation non souhaitée (contrôle des accès, chiffrement de certaines données, suivi des logs, politique de mots de passe, etc.).

Toutefois, aucun système n’est totalement sécurisé. En cas de violation de données susceptibles d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous informerons dans les conditions prévues par la réglementation.

9. Cookies et traceurs

9.1. Qu’est-ce qu’un cookie ?

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre terminal (ordinateur, smartphone, tablette) lors de la consultation d’un site internet. Il permet notamment de mémoriser certaines informations pour faciliter votre navigation ou mesurer l’audience du site.

9.2. Cookies strictement nécessaires

Ces cookies sont indispensables au fonctionnement du site et du Service (par exemple pour maintenir une session, sécuriser l’authentification, assurer le bon déroulement du paiement). Ils ne peuvent pas être désactivés via notre interface de gestion des cookies et sont déposés sur la base de notre intérêt légitime.

9.3. Cookies de mesure d’audience et d’analytique

Nous pouvons utiliser des cookies de mesure d’audience (par exemple via un outil d’analytics) afin de mieux comprendre l’utilisation du site, d’améliorer les contenus et l’ergonomie, et de détecter d’éventuels problèmes techniques.

Ces cookies ne sont déposés qu’avec votre consentement préalable, recueilli via un bandeau ou un module dédié de gestion des cookies. Vous pouvez à tout moment revenir sur vos choix.

9.4. Cookies tiers

Certains contenus ou fonctionnalités peuvent émaner de services tiers (par exemple outils d’embed, scripts analytiques ou tags marketing). Ces tiers peuvent déposer leurs propres cookies, sous leur responsabilité.

Lorsqu’ils ne sont pas strictement nécessaires au fonctionnement du site, ces cookies tiers ne sont déposés qu’avec votre consentement.

9.5. Gestion de vos préférences

Un bandeau ou module de gestion des cookies vous permet de :

• accepter l’ensemble des cookies facultatifs ;
• refuser l’ensemble des cookies facultatifs ;
• personnaliser vos choix par finalité.

Vous pouvez également configurer votre navigateur pour être informé de la création de cookies, les accepter ou les refuser, au cas par cas ou de manière globale. Le refus de certains cookies strictement nécessaires peut toutefois dégrader l’accès à certaines fonctionnalités (connexion, paiement, etc.).

10. Mise à jour de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité & cookies afin de refléter l’évolution de nos pratiques, de nos services ou du cadre réglementaire. La date de dernière mise à jour est indiquée en tête de document.

En cas de modification substantielle, une information pourra être diffusée via le site ou par email.

11. Contact

Pour toute question relative à cette Politique ou à l’exercice de vos droits, vous pouvez écrire à :
hello@poulpos.com